Accompagner la transformation numérique de l’université Paris-Saclay

Seine-et-Yvelines Numérique compte parmi ses adhérents de grandes universités, à l’image de l’UPS (Université Paris-Saclay). Grâce à un appel à projet de l’Etat qu’elle a remporté, l’UPS s’attache aujourd’hui à utiliser le numérique pour accompagner la transformation des pratiques pédagogiques, mais aussi pour faciliter le nomadisme et le travail coopératif en présentiel, à distance ou en mode hybride que ce soit pour les étudiants, le corps professoral ou le personnel administratif.

Concrètement, le projet porte sur trois types de salles : la salle de réunion (10-15 personnes), la salle de coworking (4-5 personnes), et enfin la bulle de coworking (4 personnes). Avec pour chacune une dimension numérique (audiovisuel, écran avec captation audio et/ou vidéo) et le mobilier adapté associé. « Pour apporter les solutions les plus pertinentes, Seine-et-Yvelines Numérique a fait travailler trois de ses titulaires de marché, sélectionnés par sa centrale d’achats. Nous avons d’abord visité les locaux et étudié les problématiques, afin de définir un budget cible par typologie de salle » ajoute Julie Lasne, qui travaille sur ce dossier en binôme avec un chargé de projet opérationnel dédié, au sein de Seine-et-Yvelines Numérique, et avec l’appui d’un bureau d’études expert en audiovisuel. L’accompagnement du syndicat comprend le conseil et l’étude en vue d’établir l’architecture technique audiovisuelle, l’achat et l’installation des équipements audiovisuels et des mobiliers, la réception des salles, le suivi et la formation des usagers et la maintenance des équipements. « Nous sommes enfin chargés de coordonner les relations entre l’Université, le bureau d’étude audiovisuel et les trois prestataires retenus » précise Julie Lasne.

La phase pilote, baptisée POC (Proof of concept) et menée durant dix-huit mois sur les trois formats de salle, a permis de recueillir des évaluations d’usagers, mais aussi de choisir les équipements. La première vague de déploiement des matériels sur 36 salles va démarrer, et la seconde sera lancée en 2024.