Dématérialisation et Confiance Numérique
Système d’archivage électronique : SYN’Archives
Piloté par Seine-et-Yvelines Numérique, SYN’Archives est né de la volonté commune des Archives départementales des Hauts-de-Seine et des Yvelines et de professionnels du bloc communal, de moderniser et de simplifier l’archivage électronique sur nos territoires. En associant expertise technique et besoins opérationnels, ce projet novateur répond aux besoins spécifiques des collectivités territoriales en matière de conservation et de gestion des archives.
Qu’est-ce que SYN’Archives ?
SYN’Archives met à disposition des collectivités et des établissement publics des Hauts-de-Seine et des Yvelines une solution complète d’archivage électronique intermédiaire et définitif.
Bien plus qu’un simple outil d’archivage électronique, c’est un système, sécurisé, fiable et évolutif, développé pour simplifier le processus d’archivage tout en garantissant la conformité aux normes OAIS et NF Z 42-013 ¹.
Le socle d’hébergement est conçu pour accueillir l’ensemble des documents et données, y compris celles identifiés comme sensibles ou souveraines.
¹ Après un audit interne.
Un accompagnement par des experts
Piloté par Seine-et-Yvelines Numérique, SYN’Archives est un système d’archivage électronique innovant, conçu par un groupe d’utilisateurs constitué des Archives départementales et de professionnels représentant le bloc communal en équipe projet.
L’opérateur numérique des Hauts-de-Seine et des Yvelines a été missionné par les départements pour piloter le projet, conduire les appels d’offre nécessaires puis héberger et opérer techniquement l’ensemble du socle logiciel et des données.
SYN’Archives, c’est aussi une communauté d’archivistes au service des acteurs publics pour le déploiement de l’archivage électronique sur nos territoires. Avec le Club SYN’Archives, bénéficiez d’un accompagnement personnalisé des Archives départementales et du Centre Interdépartemental de Gestion de la grande couronne d’IDF (CIG) en partenariat avec Seine-et-Yvelines Numérique pour vous épauler dans votre projet.
Les avantages de SYN’Archives
- Solution intégrée et clé en main : bien plus qu’un simple service technique, SYN’Archives apporte un bouquet de services archivistiques complet qui limite les coûts (pas de personnel spécialisé supplémentaire).
- Facilité d’acquisition : disponible sur simple décision de l’assemblée délibérante pour rejoindre la communauté SYN’Archives.
- Simplicité d’utilisation : SYN’Archives simplifie le processus de versement (à la pièce, au dossier, par arborescence de fichiers, etc.) et la consultation est à la portée de tous.
- Validation simplifiée : la relation directe avec les Archives départementales facilite la validation des bordereaux d’élimination.
- Archivage flexible : possibilité de mutualiser l’administration de vos archives ou de gérer individuellement vos coffres selon vos besoins. Chaque utilisateur peut accéder à l’information autorisée par les règles d’administration.
- Des archives garanties conformes et fiables à long terme : le contrôle scientifique et technique par les archives départementales est garanti, de même que leur valeur probante.
- Hébergement sécurisé : SYN’Archives garantit l’intégrité, la sécurité et la disponibilité de vos données en toutes circonstances. (Certification ISO 27001 en cours)
- Accessible en ligne (mode SaaS ²) : une maitrise de vos données sans besoin d’infrastructure d’hébergement sur site à maintenir.
- Données protégées : en cas d’attaque cyber de votre collectivité, vos données sont sécurisées dans SYN’Archives, tout est prévu pour qu’elles soient toujours disponibles.
¹ Certification en cours ² Software as a Service : solution logicielle applicative hébergée dans le cloud et exploitée en dehors de l'organisation
SYN’Archives, une solution clé en main
• Conservation des archives intermédiaires et définitives.
• Valeur probante garantie des documents.
• Solution disponible au bureau ou en mobilité avec une simple connexion internet.
• Accompagnement dédié par des experts métier (archivistes départementaux).
• Nombre d’utilisateurs illimité.
• Support utilisateur unique.
• Hébergement souverain.
• Formations de prise en main et métier.
• Club utilisateurs dédié pour échanger les bonnes pratiques et contribuer aux évolutions de la solution.
• Si nécessaire, accompagnement du Centre Interdépartemental de Gestion dans la préparation de vos données pour les futurs versements.
• Démarche de cybersécurité et/ou une sensibilisation aux risques.
Quand et comment rejoindre SYN’Archives ?
Quand rejoindre SYN’Archives ? Dès que possible !
Il est indispensable d’anticiper votre entrée dans SYN’Archives et d’adapter les documents de cadrage un semestre avant votre une bascule effective. Par exemple, pour une mise en œuvre opérationnelle mi-2025, il importe de vous engager d’ici à la fin 2024.
Un processus complet d’adhésion à SYN’ARCHIVES a été défini ; ainsi chaque collectivité est accompagnée individuellement aux différentes étapes de son engagement.
- Exploration et Planification
- Découvrez la solution (contexte, enjeux et périmètre)
- Prenez connaissance des conventions d’adhésion
- Demandez une estimation personnalisée en fonction de vos besoins.
- Formalisation de votre pré-engagement à rejoindre SYN’Archives.
- Approbation et Signature
- Proposez votre adhésion à votre assemblée délibérante.
- Signez la convention d’adhésion et le contrat de service.
- Accompagnement personnalisé : bénéficiez d’une définition des besoins et de l’élaboration de la future gouvernance de vos données et de vos documents.
- Mise en service : une fois les décisions prises, les documents requis sont signés, et la réunion de lancement peut être organisée.
Les étapes de découverte, et de formalisation des pré-engagement peuvent se dérouler dès septembre 2024, pour une mise en service en 2025.
Quels sont les documents à remplir ?
Seine-et-Yvelines Numérique met à votre disposition un pack d’adhésion complet : outre des modèles de délibération et de convention formels, des modèles de politique d’archivage (PA) et de déclaration des pratiques d’archivage (DPA) vous sont proposés et seront simplement à compléter. Un accompagnement spécifique est administré par la direction des Archives départementales si nécessaire.
A quels tarifs ?
Les tarifs incluant l’ensemble des services et l’abonnement annuel comportent une part fixe et une autre variable, en fonction de la taille de la collectivité ; ils ont été étudiés pour être accessibles à tous.
Tarification transparente : des tarifs accessibles, adaptés à la taille de chaque collectivité, sans surprise.
Les 7 conseils de Patrick Rebholtz, Expert Métier dématérialisation, pour une préparation optimale à l’archivage électronique
- 1. Analysez vos besoins : en plus de votre propre collectivité, identifiez les structures telles que les CCAS, les syndicats, etc., qui auront besoin d’accéder à votre SAE. Déterminez les archives critiques ou à forte valeur juridique ainsi que celles à valeur historique ou patrimoniale.
- 2. Choisissez vos équipes pilotes : identifiez les équipes métiers les plus matures pour entamer une démarche d’archivage électronique. Celles-ci peuvent rassembler des utilisateurs experts en gestion électronique de documents ou des demandeurs d’outils et de conseil en archivage.
- 3. Identifiez les fonds documentaires à archiver : déterminez s’il s’agit d’archives éliminables à terme ou à conservation définitive. Analysez le volume et le contenu des fonds documentaires pour en dresser une cartographie.
- 4. Établissez des critères de sélection pour les documents à archiver en priorité, en tenant compte de la structure des fonds, de leurs enjeux juridiques, de leur valeur stratégique et de leur caractère personnel.
- 5. Si nécessaire, prévoyez un tri des documents avant leur intégration dans le SAE pour éviter une surcharge de travail au niveau du paramétrage et de la reprise de donnée.
- 6. Veillez à respecter les exigences réglementaires en matière d’archivage électronique, notamment en ce qui concerne la conservation des données à caractère personnel et des documents à forte valeur juridique.
- 7. Mettez en œuvre une politique de gestion de la sécurité du SAE en garantissant des accès restreints aux données sensibles et en mettant en place des mesures adaptées.
- Préparez-vous dès maintenant à optimiser votre processus d’archivage avec ces conseils essentiels pour une gestion efficace, sécurisée et pérenne de vos données.
Pour une estimation personnalisée pour votre établissement ou votre collectivité, n’hésitez pas à contacter Nicolas Vissouze, Chargé du développement du SAE, à l’adresse nvissouze@sy-numerique.fr.