Tablettes numériques aux élus

Afin d’encourager l’usage du numérique dans les établissements publics, Seine-et-Yvelines Numérique crée une solution simple à prendre en main, efficace et évolutive. 

Les tablettes mutualisées

Dans l’idée de dématérialiser les réunions d’élus ou de proposer des conseils dématérialisés, l’opérateur numérique propose un ensemble de tablettes numériques prêtes à l’emploi disposées dans un chariot de recharge en établissement. 

Avant chaque réunion, le personnel administratif télécharge les documents afin que les tablettes numériques soient prêtes dès le démarrage des échanges.

Les tablettes mutualisées existent sous la forme d’un kit qui comprend :

• Une tablette dernière génération ;
• Une coque simple ou avec clavier ;
• Un flocage du logo de la commune ou intercommunalité ;
• Des applications adéquates et performantes ;
• Des outils d’administration ;
• Un point de connexion wifi ;
• Un chariot de stockage et de recharge sécurisé.

Rapides, connectées et intuitives, les tablettes numériques sont de véritables atouts dans une démarche de dématérialisation de conseil municipal.

Les tablettes individuelles

Les élus se voient attribuer une tablette numérique disponible pour un usage individuel tout au long de leur mandat. Prêts à l’emploi, les supports abritent une série d’applications sélectionnées par la mairie. 

Le kit des tablettes individuelles inclut :

• Une tablette numérique moderne ;
• Une coque simple ou comprenant un clavier ;
• Un flocage du logo de la collectivité ;
• Des applications idoines ;
• Des outils d’administration ;
• Un point de connexion internet mobile.

Les élus et les agents réduisent le temps passé à imprimer des rapports, des notes ou des délibérations avant chaque réunion. Quelle que soit la formule sélectionnée, le personnel de la collectivité est formé par Seine-et-Yvelines Numérique à la gestion quotidienne des tablettes numériques.

L’allocation des tablettes numériques aux élus ne se limite pas à la fourniture, mais intègre un ensemble de services associés :

• La pré-visite par laquelle l’opérateur numérique définit les modalités d’installation, d’utilisation et d’administration des supports ;
• La préparation des tablettes : référencement, installation du système et des applications, flocage, etc. ;
• La prise en main des outils et du logiciel d’administration : utilisation de la borne wifi, présentation de la gestion des applications ;
• Des tutoriels didactiques en soutien à la formation ;
• Un suivi opérationnel, via un test, de l’utilisation des tablettes. 

Seine-et-Yvelines Numérique est également habilité à prendre en charge la gestion technique des tablettes numériques. Dans ce cadre, l’accompagnement est intégré au forfait de 10 heures d’assistance.

Pour un usage encore plus efficace, les élus peuvent coupler leurs tablettes numériques à un certificat électronique qui simplifie les connexions.

En préambule à l’installation de tablettes numériques 

Afin que le projet se déroule au mieux, les collectivités valident deux prérequis :

• Une connexion wifi suffisante (10Mbps minimum) pour l’administration, la préparation et l’utilisation des supports en réunion ;
• La présence en établissement d’une personne référente apte à réaliser de petites opérations, à administrer les tablettes numériques et à répondre aux demandes des élus. Ce prérequis concerne uniquement l’option des tablettes mutualisées.

Quelle que soit la solution choisie, Seine-et-Yvelines Numérique intègre une prise en main à distance du matériel comme des logiciels. Expertise et conseils personnalisés sont naturellement intégrés à chaque demande de la part des communes.

Les tablettes numériques en collectivité sont loin d’être des gadgets, elles participent au bon fonctionnement du service public territorial. Grâce à ces supports, les élus :

• Continuent d’administrer, même en cas de crise sanitaire ou de confinement général puisque les instances de gouvernance peuvent se tenir à distance ;
• Respectent la loi relative à la transition énergétique en réduisant la consommation de papier ;
• Réduisent leurs coûts d’impression et d’envoi des documents à l’occasion des commissions, bureaux et autres conseils ;
• Optimisent la préparation des assemblées grâce au chargement de l’ordre du jour sur les supports ;
• Diminuent les tâches à faible valeur pour les agents responsables des envois de documents ;
• Bénéficient d’un meilleur confort visuel vis-à-vis des documents difficilement lisibles en photocopie comme les plans cadastraux ou les documents notariés ;
• Sont plus réactifs et encouragent une plus grande interactivité entre agents.

Les tablettes numériques simplifient aussi bien le travail des élus que celui des agents.